Značaj propratnog pisma

Propratno pismo koje šaljete zajedno sa poslovnom biografijom inicira kontakt sa osobom koja poseduje moć da vas zaposli. Potencijalni poslodavac koji dobija na stotine pisama i poslovnih biografija veoma često mora da donosi brze odluke zasnovane na odgovoru na sledeće pitanje: da li kandidat potencijalno poseduje ono što nama treba? Kao inicijalno sredstvo komunikacije, Vaše propratno pismo kreira prvi utisak o Vama. Loše napisano propratno pismo stvara loš utisak i početnu odbojnost potencijalnog poslodavca prema Vama. Propratno pismo koje jasno i razumljivo prezentuje Vaš profil stvara pozitivan utisak – i „radi“ u Vašu korist da biste dobili ono što želite. S obzirom da, u suštini, reklamirate sebe, Vaša sposobnost da artikulišete i da na pravi način predstavite svoje kvalitete može napraviti ključan korak u pravcu dobijanja željenog radnog mesta.

Zbog toga je propratno pismo, verovatno, jedno od najvažnijih pisama koje ćete ikada napisati. Razmislite o svim koristima koje ćete imati ukoliko dobijete radno mesto za koje konkurišete. Zar sve to nije vredno vremena/novca koje ćete utrošiti za sastavljanje dobrog propratnog pisma, ako ono povećava Vaše šanse na konkursu? Mnogi posvećuju dosta vremena svojoj poslovnoj biografiji, ali jednostavno preskaču propratno pismo. Ne treba da dozvolite da vas eliminišu kao kandidata samo zbog prebrzo napisanog propratnog pisma, njegovog lošeg izgleda i gramatičkih grešaka – ili, na kraju, pisma koje loše predstavlja Vaše kvalitete.

Poslovna biografija bez propratnog pisma predstavlja „pucanj u prazno“. Bez propratnog pisma, stiče se utisak da šaljete svoju biografiju nasumice i mehanički. Takođe, korišćenje šablonskih propratnih pisama stvara isti utisak: masovno slanje istih propratnih pisama ne pokazuje Vaš poseban interes baš za tu određenu poziciju ili poslodavca. Propratno pismo je jedinstvena prilika da poslodavcu označite za koju poziciju konkurišete i zašto ste zainteresovani da radite baš za njega – znači, stvari koje se obično ne navode u poslovnoj biografiji.

Svrha propratnog pisma

 Pre nego što počnete da pišete propratno pismo, važno je da razumete njegove osnovne funkcije. Dobro napisano propratno pismo ima nekoliko funkcija koje obično nisu postignute samom poslovnom biografijom. Poznavanje sledećih važnih stvari vezanih za propratno pismo je veoma značajno. Propratno pismo:

Osnovna uputstva za pisanje propratnog pisma

• Koristite opšteprihvaćeni format poslovne korespondencije.
• Smestite Vaše propratno pismo na jednu stranu, kucano na računaru ili pisaćoj mašini. Pismo treba da bude original – a ne kopija – i na istoj vrsti papira kao Vaša poslovna biografija. Po mogućstvu, lični memorandum i kvalitetan papir stvaraju dobar utisak.
• Uverite se da pismo nema gramatičkih i drugih grešaka. Pročitajte ga nekoliko puta i, ako je moguće, dajte ga nekom drugom da ga pročita, pre nego što ga pošaljete.
• Naslovite pismo na određenu osobu, radije nego na, recimo, kadrovski sektor. Proverite da li su ime te osobe i naziv preduzeća pravilno napisani. Uključite i naziv pozicije osobe kojoj se obraćate i proverite da li je ispravna. Naravno, moraćete da malo istražujete da biste došli do ovih informacija, ali je vredno truda.
• Ukoliko ne možete da pismo naslovite na određenu osobu – recimo, niste mogli da dođete do takve informacije – bolje je da izbegnete opšta obraćanja, kao što je, recimo, „poštovani“, ili u engleskim verzijama, „To Whom It May Concern“. Radije koristite izraze kao što su: „Predmet: pozicija saradnika u marketingu“, ili „Attention: District Sales Manager“.
• Budite originalni. Čitajte primere propratnih pisama, ali ih nemojte prosto kopirati.
• Neka Vaš stil pisanja bude prirodan, izbegavajte korišćenje žargona i ne budite previše opširni. Propratno pismo treba da bude kratko i jasno.
• Uvodni deo propratnog pisma treba da je napisan tako da čitaoca podstakne da pismo pročita do kraja. Zainteresujte ga pominjanjem nekog Vašeg saznanja o samoj firmi. Izražavajte se pohvalno o firmi; pokažite da znate nešto kako o samoj firmi, tako i o delatnosti kojom se bavi. Ukoliko je moguće, personalizujte uvodni deo, odnosno kreirajte ga za jednog čitaoca.
• Navedite poziciju za koju konkurišete u uvodnom delu pisma.
• Naglasite koji je Vaš potencijalni doprinos firmi, a ne šta Vi očekujete od nje. Uzdržite se od navođenja razloga zašto Vam je potreban posao ili zašto je to dobra prilika za Vas. Što ste pažljivije istražili i saznali bitne stvari o firmi u koju konkurišete – i sve probleme i izazove sa kojima se ona susreće – bolje ćete predstaviti sebe kao nekoga ko može da rešava probleme i da doprinosi stvaranju vrednosti.
• Neka pojedinačni delovi pisma budu kratki. Koristite različite strukture i dužine rečenica, ali izbegavajte duge i komplikovane rečenice.
• Izrazite entuzijazam i samopouzdanje.
• Ne tražite od potencijalnog poslodavca da Vam što pre odgovori.
• U objavljenim konkursima često se traži Vaše očekivanje u pogledu buduće plate ili informacije o Vašoj sadašnjoj zaradi. Ako ignorišete ove zahteve i ne pružite ove informacije, rizikujete eliminaciju iz užeg kruga kandidata, ali je ipak vredno rizika. Umesto nekog tačnog iznosa, možete navesti donju i gornju granicu očekivane zarade, s tim što ćete naznačiti da je plata stvar pregovora, ili da očekujete da ćete moći da se usaglasite sa postojećom strukturom zarada u firmi.
• Ukoliko šaljete propratno pismo i poslovnu biografiju elektronskom poštom, propratno pismo treba da bude u samoj poruci, a poslovna biografija kao prilog (attachment) poruke.
• Budite strpljivi i ljubazni.

Elementi propratnog pisma